GDPR uitgebreid

1. FISCONSULT-ACCOUNT N.V.

We streven ernaar onze dossiers met uw gegevens accuraat te houden. Indien u echter merkt dat uw gegevens onvolledig, foutief of verouderd zijn, of als u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via info@fisconsult-account.be of via:

FISCONSULT-ACCOUNT N.V.
 
Herentalsesteenweg 53 • 2230 Herselt
T 014 54 54 90 | F 03 355 19 29

Stefan Van Roie is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.

2. Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe FISCONSULT-ACCOUNT omgaat met persoonsgegevens. Wij zullen uw persoonsgegevens behandelen:

• met vertrouwelijkheid en redelijkheid
• op gepaste wijze, in overeenstemming met onze missie
• op rechtmatige wijze, met inachtneming van wetgeving, richtlijnen, voorschriften en principes op het gebied van gegevensbescherming.

a) Toepassing van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van kracht als we persoonsgegevens in België verwerken en is in voege vanaf 25 mei 2018. De privacyverklaring is van kracht als we rechtstreeks gegevens verkrijgen van de persoon die in de gegevens beschreven staat en ook wanneer we die gegevens verkrijgen via een weg anders dan de betreffende persoon. Dat houdt in dat we bij gebruik van de woorden “u”, “mij” en “ik” in deze verklaring het individu bedoelen waarvan we de persoonsgegevens verwerken, hetzij rechtstreeks verkregen van het individu, hetzij via iemand anders. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van gegevens in geval we andere niet-aansprakelijkheidsverklaringen, beleidsrichtlijnen, gebruiksvoorwaarden of andere middelen hanteren die aangeven dat deze verklaring niet van toepassing is en/of dat er een andere gedragsrichtlijn van toepassing is.

3. Gegevensverwerking

Gegevensverwerking is het al dan niet automatisch verrichten van handelingen voor het verwerken van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, gebruiken, bekend maken, aanpassen, wijzigen, corrigeren, ophalen, samenvoegen, blokkeren, wissen, overbrengen, vernietigen, vastleggen, ordenen, opslaan, verspreiden, of op andere wijze beschikbaar maken, raadplegen en gebruiken van persoonsgegevens.

a) Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die op u betrekking hebben en waarmee we u kunnen identificeren, zoals uw:

• naam
• telefoonnummer
• identiteitskaart
• e-mailadres
• geboortedatum
• adres
• rijksregisternummer
• bankrekeningnummer

alsook alle andere gegevens die u aanwijzen of zouden kunnen aanwijzen en die op u betrekking hebben. Bepaalde persoonsgegevens worden aangeduid met gevoelige informatie. Hieronder wordt gevoelige informatie gedefinieerd (zie ‘Wat is gevoelige informatie’). Wanneer we in deze privacyverklaring de term persoonsgegevens gebruiken, rekenen we hiertoe ook gevoelige informatie, tenzij anders vermeld.

b) Toegang tot persoonsgegevens

Ons kantoor kan op verschillende manieren aan persoonsgegevens komen. Op sommige plaatsen op onze website heeft u de mogelijkheid persoonsgegevens over uzelf aan ons te sturen, bijvoorbeeld bij het invullen van een contactformulier. Wanneer we deze informatie combineren met de niet-persoonsinformatie die we uit zogenaamde ‘cookies’ kunnen halen, kunnen we zien dat u onze website eerder heeft bezocht.

We verkrijgen persoonsgegevens van u wanneer u contact met ons opneemt voor informatie, producten of diensten.

In het kader van de aangiften tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens. Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd. Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers, of aandeelhouders.

De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.

De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 3. f) vermelde doeleinden.

c) Verwerking

Verwerking van uw persoonsgegevens (geen gevoelige informatie, hieronder apart beschreven) kan in de volgende gevallen voorkomen:

• in antwoord op uw vragen en verzoeken;
• bij het aangaan van een contract of contractbesprekingen met u of over u;
• bij het aanleggen van bestanden, met inbegrip van een bestand van uw persoonsgegevens;
• om per (elektronische) post contact met u op te nemen (of, met uw toestemming, op een andere wijze) om u te informeren over zaken waarvoor u wellicht belangstelling heeft, zoals informatie diensten van ons of anderen;
• voor analysedoeleinden en voor het ontwikkelen en verbeteren van diensten en informatie;
• om op de naleving van deze privacyverklaring toe te zien en anderszins onze rechten of eigendommen te beschermen;
• om uw belangen te beschermen;
• om te voldoen aan wetten, voorschriften, gerechtelijke uitspraken of andere wettelijke verplichtingen;
• vanwege andere legitieme belangen, tenzij de gegevensverwerking uw rechten of vrijheden schaadt.

d) Gevoelige informatie

Sommige vormen van persoonsgegevens worden gerekend tot gevoelige informatie. Deze gegevens worden ook wel ‘bijzondere persoonsgegevens’ genoemd. Gevoelige informatie zijn persoonsgegevens die iets zeggen over uw gezondheid, uw raciale of etnische achtergrond, geloofsovertuiging, seksuele activiteit, politieke oriëntatie of vakbondslidmaatschap zoals bijvoorbeeld een identiteitskaart.

Ons kantoor verzamelt en verwerkt uw gevoelige informatie uitsluitend:

• indien wettelijk verplicht;
• op een wijze waarvoor u nadrukkelijk toestemming heeft verleend;

e) Nazicht en opvraging

Volgende rechten heeft u en zullen door ons kosteloos worden voldaan binnen de 30 dagen (verlengbaar met 2 maanden) indien gewenst. Manifest ongegronde of overmatige verzoeken kunnen worden aangerekend of worden geweigerd:

• Vragen om overzicht beschikbare data te verkrijgen
• Vragen om gegeven te wijzigen
• Vragen om gegevens te schrappen
• Vragen om gegevens te transfereren (digitaal)
• Vragen om gegevens niet te gebruiken voor profilering

f) Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna: wet van 18 september 2017). 1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres. 2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten)

De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv klantenlistings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.

De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.

Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.

Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als niet naar behoren uitvoeren.

4. Gebruik persoonsgegevens voor marketing

Indien u ons niet meedeelt dat u geen marketingberichten of correspondentie over marktonderzoek van ons wenst te ontvangen, zullen wij op bepaalde tijdstippen misschien persoonlijk contact met u opnemen (via e-mail, post of telefonisch) om u informatie te verstrekken over producten, diensten en informatie die interessant kunnen zijn voor u. Aangezien de geldende wetgeving vereist dat u ons de uitdrukkelijke toestemming geeft voor wij u bepaalde soorten marketinginformatie kunnen sturen, zullen wij u deze berichten pas sturen nadat wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen.

a) Stop ontvangst marketingberichten

Als u niet langer marketing- of marktonderzoeksberichten van ons wenst te ontvangen, of als u wilt dat wij ophouden met het verwerken van uw persoonsgegevens op om het even welke manier, kunt u contact met ons opnemen zoals beschreven onder aan deze Privacyverklaring om ons mee te delen dat u dit soort berichten niet langer wenst te ontvangen.

5. Persoonsgegevens delen met derden

Ons kantoor deelt uw persoonsgegevens niet met niet-verwante derden zonder uw toestemming. In het normale zakenverkeer delen we bepaalde persoonsgegevens met onderaannemers die we inhuren om diensten te verstrekken of taken uit te voeren namens ons bedrijf. Het kantoor doet een beroep op third service providers zoals:

• e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
• externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris …)

Wanneer wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan derden, geven wij hen nooit de toestemming om uw gegevens te bewaren, bekend te maken of te gebruiken met anderen. In de overeenkomsten met onze leveranciers staat beschreven dat deze zelf zijn gehouden aan dezelfde veiligheidsmaatregelen. We kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan derden indien wij van mening zijn dat deze bekendmaking noodzakelijk is om:

• toe te zien op de naleving van deze Privacyverklaring;
• onze eigendomsrechten te beschermen;
• iemands gezondheid, veiligheid of welzijn te beschermen;
• wetten, voorschriften, gerechtelijke uitspraken, dagvaardingen, bevelschriften tot huiszoeking of andere juridische procedures na te leven.

6. Persoonsgegeven overdragen aan andere landen dan het land van vestiging

Ons kantoor kan gegevens buiten het land waarin ze werden verzameld overdragen aan alle landen van de Europese Unie en aan alle andere landen die door de Europese Unie worden erkend als landen met een adequate privacybescherming. We zullen de gegevens alleen overdragen aan andere dan de hiervoor genoemde landen indien:

• de overdracht noodzakelijk is voor het uitvoeren van een contract tussen u en FISCONSULT-ACCOUNT of om precontractuele stappen te ondernemen in antwoord op uw verzoek; of
• indien u instemt met de overdracht.

7. Aanpassing van de privacyverklaring

Wanneer wij besluiten om belangrijke wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring, zullen wij alle belangrijke wijzigingen beschrijven in dit gedeelte van de verklaring. U kunt de meest recente versie van deze verklaring en de historie ervan steeds terugvinden op de website, of u kunt contact met ons opnemen via het bovenaan vermelde adres.

8. Beveiliging persoonsgegevens

We gebruiken organisatorische en technische beveiligingsmechanismen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, aanpassing of vernietiging. We beperken de toegang tot uw persoonsgegevens ook tot de werknemers die op de hoogte moeten zijn van deze gegevens om hun werk uit te kunnen voeren. Onze medewerkers die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn gehouden aan vertrouwelijkheid door het ondertekenen van een vertrouwelijkheidsovereenkomst.

9. Bewaringstermijn

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De bewaarperiode zal afhangen van het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. In veel gevallen moeten persoonsgegevens gedurende een aanzienlijke periode worden bewaard om ervoor te zorgen dat ze beschikbaar zijn wanneer er vragen of geschillen optreden.

Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.) Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten. Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.

Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.

We behandelen uw persoonsgegevens conform deze Privacyverklaring zolang wij ze bewaren.

10. Meldingsplicht

In geval van een inbreuk op de beveiliging worden volgende stappen ondernomen binnen de 72 uur. We lichten:

• De toezichthoudende autoriteit (DPA – Privacy commissie);
• u als betrokkene (in geval van reëel risico) en
• de verzekering in.

11. Klachten

Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: Privacy commissie